Tietosuojaseloste

Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme. 

Fida International ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste 

Pvm: 9.12.2024 

1 REKISTERINPITÄJÄ 

Fida International ry, Y-tunnus 0280613-9, Tulppatie 20, 00880 Helsinki. 

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA 

Yhteyshenkilö: Anna Eronen, puhelinvaihde 010 505 7777. 

3 REKISTERIN NIMI 

Fidan asiakasrekisteri   

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE 

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Fida International ry:n (Fida) asiakkaan eli lahjoittajan, tukijan, kanta-asiakkaan tai jäsenen ja Fidan välinen asiakassuhde, jonka perusteena on henkilön suostumus, henkilön antama toimeksianto, sopimus, tai muu asiallinen yhteys. Asiakassuhde alkaa esimerkiksi lahjoituksesta, kanta-asiakkaaksi tai jäseneksi liittymisestä, uutiskirjetilauksesta tai materiaalitilauksesta, sekä kilpailuun, arvontaan, koulutukseen tai Fida Short -harjoitteluun osallistumisesta.  

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. 
• Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, kanta-asiakasohjelman toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Fidan toiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset. 
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely. 
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen. 

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Fida voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä ja tämän pohjalta ryhmitellä ja kohdentaa markkinointia eri asiakasryhmille.  

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. 

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Asiakasrekisterin muodostavat seuraavat ryhmät: 

• Lahjoittajat ja tukijat 

• Sisältötilaajat (Fida-lehden tilaajat, uutiskirjetilaajat, materiaalien tilaajat) 

• Fida secondhand -ketjun kanta-asiakkaat ja noutopalvelun tavaralahjoittaja-asiakkaat 

• Fidan kannatusjäsenet ja varsinaiset yhdistyksen jäsenet  

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavan kaltaisia tietoja: 

• Nimi, asiakasnumero, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.  
• Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, lahjoitustiedot, kanta-asiakkuuden voimassaolo, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa. 
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot. 
• Rekisteröidyn tilaamia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen. 
• Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja. 
• Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut www-sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle. Verkkosivujen keräämisessä käytetystä tekniikasta ja käytänteistä lisätietoja Evästeet-sivulta.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde. 

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Fida säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Fidan välisen asiakas- tai muun suhteen voidaan katsoa päättyneen. 

Kirjanpidossa olevia maksutietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.  

Fida International ry:llä on oikeus päättää asiakkaan Fida secondhand kanta-asiakkuus ilman eri toimenpiteitä, mikäli kanta-asiakaskortille ei ole kertynyt rekisteröityjä ostoja kahteen vuoteen (24 kk).  

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: 

• Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot (sähköiset ja paperiset lomakkeet, sähköpostit, sosiaalinen media, sopimukset) ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, sekä asiointiin ja lahjoituksiin liittyvät tapahtumat. 
• Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli kuten digi- ja väestötietoviraston järjestelmät, ja muut tunnetut järjestelmät. 
• Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Fidan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi yhdistyksen jäsenten tai seurakuntien toimittamia tietoja. 

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE 

Tietoja luovutetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin Fidan henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. 

Asiakastietoja ei luovuteta Fidan lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. 

Säännönmukaisia palveluntarjoajia ovat Salesforce Inc., Arena Interactive Oy, Keuruun Laatupaino, Elisa Oyj, Posti Oy, Laine Direct, Solteq Oyj, Sunduka Oy ja Zoined Oy.  

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietojen siirtäminen tehdään asiakkaan ja Fidan välisen sopimuksen mukaisesti. 

9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA 

Mahdollinen fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. 

10 REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS) 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Fida kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Fidan ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.  

Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Fida voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. 

Rekisteröity voi antaa Fidalle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi. 

11 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Fidan asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. 

Rekisterinpitäjän on viipymättä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto kun rekisteröity sitä pyytää. Korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 ohjeen mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Fidan vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

11.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

11.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle) jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

11.5 Muut oikeudet 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Fidalle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. 

12 YHTEYDENOTOT  

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Fidan asiakaspalveluun puh. 010 505 7777  tai sähköpostitse osoitteeseen fida@fida.fi tai postitse: Fida International ry / Asiakaspalvelu, Tulppatie 20, 00880 Helsinki.  

Fida voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.